01
Замовлення губляться в месенджерах
Viber, Telegram, пошта — менеджер фізично не встигає все переносити в облік.
Заявки з підключених каналів потрапляють в облік
MFG / ДЛЯ ВИРОБНИЦТВА І ДИСТРИБУЦІЇ
Від заявки
до порядку в обліку.
Автоматизуємо обробку замовлень і документів: система знаходить позиції в каталозі, готує дані для BAS або CRM, а менеджер перевіряє підбір і погоджує умови.
Де команда втрачає час
02
Документи постачальників вручну
Рахунки і специфікації передруковуються з PDF в систему годинами.
AI читає документи сам
03
Статуси узгоджуються дзвінками
Менеджер уточнює стан замовлення у колег і передзвонює клієнту.
статуси йдуть клієнту автоматично
04
Номенклатура не збігається
Клієнт пише «та сама труба що минулого разу», менеджер шукає вручну.
агент звіряє з історією
05
Перша відповідь — години
Поки менеджер на виробництві, заявки чекають.
Приймання звернень поза робочим часом
06
Звіти збираються вручну
Дані про відвантаження доводиться збирати з різних джерел.
звіт у Telegram щоранку
ЦІНА РУТИНИ
Як ручна робота гальмує продажі
P/01
Замовлення доводиться вводити повторно
Менеджер читає повідомлення, шукає товар у каталозі, перевіряє ціну й переносить позиції в BAS. На кожному повторному введенні можна пропустити артикул або помилитися в кількості.
P/02
Замовлення розкидані по 5+ каналах
Telegram, Viber, email, дзвінки, форма на сайті, маркетплейси — кожен канал окремий inbox. На перемиканнях між вкладками губляться замовлення й дублюються записи в обліку.
P/03
Документи від постачальників — вручну, по одному
ТТН, рахунки, акти приходять поштою або в месенджер як фото чи PDF. Позиції доводиться звіряти й переносити в BAS вручну.
P/04
Статус замовлення з’ясовують через колег
Клієнт питає «де моє замовлення» — менеджер дзвонить на виробництво, чекає відповіді, передзвонює клієнту. Простий status check стає ланцюжком дзвінків.
P/05
Замовлення з маркетплейсів губляться
Prom, Rozetka, Allo, Epicentr — кожен окремий кабінет. Менеджер заходить по черзі й переносить замовлення вручну. Пропущене замовлення в поточному дні — втрачений продаж.
ЯК ЦЕ ПРАЦЮЄ — ЖИВИЙ ЛАНЦЮЖОКдемонстраційний приклад, не звіт клієнта
09:41 · Viber → нове повідомлення: «Добрий день, потрібно 200 м профілю 40×40, як минулого місяця»
09:41 · агент: знайшов клієнта в BAS → останнє замовлення #4412 → профіль 40×40×2мм цинк
09:41 · агент: залишок на складі: 340 м → готую підбір на перевірку
09:42 · менеджер: підбір підтверджено → рахунок сформовано в BAS
09:42 · агент: менеджеру в TG: «Замовлення #4487 створено, очікує оплати»
Приклад завершення сценарію: замовлення погоджено й записано в облік
ЯК ЦЕ ПРАЦЮЄ — ПОКРОКОВОвід повідомлення до запису в обліковій системі
01ВХІДНИЙ СИГНАЛПовідомлення в Telegram, Viber, email або нове замовлення з маркетплейсу. Агент читає текст, вкладення й контакт клієнта.
02РОЗПІЗНАВАННЯ ЗАМОВЛЕННЯВитягує артикул, кількість, адресу доставки. Звіряє з історією клієнта в BAS — «та сама труба що минулого разу» агент знаходить сам.
03ПЕРЕВІРКА НАЯВНОСТІ Й ЦІНИЧитає залишок на складі, прайс, статус клієнта — знижка, відстрочка, індивідуальні умови. З обліковою системою, а не з пам’яті менеджера.
04ЧЕРНЕТКА НА ПІДТВЕРДЖЕННЯГотовий запис лягає перед менеджером. Типове замовлення — один клік. Нестандартний випадок — новий клієнт, спірна позиція — менеджер редагує сам.
05ЗАПИС У BAS АБО KEYCRMЗамовлення створено, склад зарезервовано, інвойс сформовано. Кожна дія — з таймстемпом у журналі, порядок виправлення помилок погоджуємо під вашу систему.
СЦЕНАРІЇ ДЛЯ ВИРОБНИЦТВА
Яку роботу можна передати системі
S/01
Приймальник замовлень
Читає Telegram, Viber, email і форму сайту, витягує товари й кількість, готує чернетку в BAS. Менеджер клікає «Підтвердити».S/02
Документообіг
ТТН, рахунки, акти від постачальників — агент читає PDF або фото, розпізнає суму й позиції, вносить у систему як проект на затвердження.S/03
Follow-up з постачальниками
Звіряє планові дати поставок із поточними статусами. Нагадує відповідальним про наближення строку й показує прострочені поставки.S/04
Синхронізація маркетплейсів
Замовлення з Prom, Rozetka, Allo, Epicentr автоматично потрапляють у BAS. Агент перевіряє залишок, виявляє дублікати між каналами.S/05
Підтримка клієнтів
«Де моє замовлення», «коли буде», «скільки коштує доставка» — агент відповідає сам, читаючи статус в обліковій системі. Складне йде менеджеру.S/06
Звірка номенклатури
Клієнт пише «той самий профіль що минулого разу» — агент шукає в історії замовлень, не змушуючи менеджера гортати картотеку.S/07
Щоденний звіт власнику
Зведення по відвантаженнях і простроченнях приходить у Telegram щоранку — без ручного збору цифр щопонеділка.Підбір
Пошук відповідників у вашій номенклатурі
Перевірка
Менеджер контролює підбір і нестандартні умови
Облік
Передача погоджених даних в облікову систему
ІНТЕГРАЦІЇ — ВИРОБНИЦТВО
З чим агент з’єднується у вашому стеку
INT/01BAS / ERP / документообігОсновний облік, номенклатура, документи.
BAS БухгалтеріяBAS КУПVchasnoDocument OnlineДіяCheckbox
INT/02CRM і продажіЯкщо облік замовлень ведеться окремо від BAS.
KeyCRMBitrix24AmoCRMPipedriveEspoCRMOneBox
INT/03МесенджериКанали, звідки приходять замовлення й запити.
TelegramViberWhatsAppInstagram DMFacebook Messenger
INT/04МаркетплейсиСинхронізація замовлень і залишків.
PromRozetkaAlloEpicentrOLX
Немає вашої системи у списку? Зазвичай інтеграція робиться через REST API — без міграції платформи.
КЕЙС / UniTech
UniTech: обробка замовлення у 30 разів швидше
ЗАДАЧА
Менеджер витрачав близько 15 хвилин на запит із п’яти позицій: читав лист, шукав відповідники в каталозі та переносив їх в облікову систему.
ЩО ЗРОБИЛИ
ШІ-помічник зіставляє запит клієнта з номенклатурою та готує позиції для замовлення. Менеджер перевіряє підбір. Типове замовлення, яке раніше займало 15 хвилин, тепер обробляється за 30 секунд разом із перевіркою.
15 хв → 30 сДетальніше про UniTech ↗
ЧЕСНО
Кому це підходить, а кому ні
Підходить, якщо
- Виробництво чи дистрибуція з повторюваною обробкою замовлень
- Замовлення приходять з 3+ каналів — месенджери, email, маркетплейси
- Облік ведеться в BAS, KeyCRM або подібній системі з API
- Менеджери регулярно переносять замовлення або документи вручну
Поки не варто, якщо
- Повторюваної роботи мало, а очікувана економія не покриває вартість впровадження
- Облік ще не переведений у жодну систему — спершу потрібен цифровий фундамент
- Команда хоче повної автоматизації без контролю людини на жодному кроці
- Кожне замовлення унікальне й вимагає індивідуального узгодження з інженером
FAQ
Що зазвичай питають перед discovery
Чи підключаєте облікову систему до продажів?
Так, якщо система надає відповідний API або інший погоджений спосіб обміну. Спочатку перевіряємо довідники, ідентифікатори, залишки та права доступу.
Що можна автоматизувати на виробництві?
Прийом заявок, зіставлення номенклатури, підготовку документів і обмін статусами. Починаємо з конкретного процесу та з’ясовуємо його обмеження.
Як перевіряється підбір товарів через ШІ?
На окремій вибірці реальних запитів із перевіреними відповідями. Результати пошуку, помилки й частку випадків, які потребують менеджера, вимірюємо окремо.