Логін у програму показує вхід до системи. Він не доводить, скільки часу людина працювала над конкретною задачею. Так само тривалість між створенням і закриттям заявки включає очікування, а не лише ручну роботу.
Щоб оцінити автоматизацію, потрібно виміряти саме дії, які вона змінить.
Оберіть один процес
Наприклад, перенесення заявки з листа в CRM. Визначте початок і кінець: відкрили лист, знайшли контакт, перенесли поля, перевірили результат. Не додавайте до цього весь робочий день менеджера.
Якщо задачу виконують кілька людей, фіксуйте внесок кожної. Сумарний час усіх учасників рахується один раз, без додаткового множення на розмір команди.
Виміряйте звичайні та складні випадки
Протягом робочого тижня записуйте кількість операцій і ручний час. Окремо позначайте неповні дані, уточнення та виправлення. Середнє для простих заявок не описує весь потік, якщо складні випадки займають значну частину роботи.
Результат краще подати діапазоном, коли тижні відрізняються за навантаженням. Не варто переносити сезонний пік на весь рік.
Залиште час на перевірку
Після запуску частина роботи не зникає. Команда перевіряє результати, розбирає винятки та оновлює правила. Вимірюйте цей час на пілоті, щоб не зарахувати до економії те, що просто перейшло в іншу задачу.
Умовний приклад: 100 операцій по 10 хвилин забирають близько 16,7 години на тиждень. Якщо автоматизувати 60%, витрачати по 2 хвилини на перевірку кожної з них і ще годину на супровід, залишиться близько 9,7 години роботи. Різниця становить 7 годин. Це приклад розрахунку, а не результат клієнтського проєкту.
Приклад із практики: час разом із перевіркою
У UniTech обробка типового замовлення скоротилася з 15 хвилин до 30 секунд. Ці 30 секунд уже включають перевірку менеджером. Саме так варто визначати межу виміру: до завершеного результату, а не лише до появи відповіді ШІ. Цей результат не переносимо автоматично на складні запити або весь відділ.
Порівняйте однакові періоди
До й після запуску мають бути співставні обсяг та складність операцій. Інакше сезонне падіння кількості заявок можна помилково назвати ефектом автоматизації.
Свої припущення перевірте в калькуляторі часу. Якщо потрібна допомога з вибором процесу, почнімо з вступного аудиту.