У таблиці є виплата, але незрозуміло, хто отримав гроші. Додати ще один звіт у такій ситуації недостатньо: спочатку потрібно відновити зв’язок між операцією, людиною та підставою.
Нижче наведено перевірки структури робочого обліку. Це не висновок про порушення в конкретній компанії та не заміна бухгалтерського обліку.
1. У кожної операції є відповідальний
Перевірте, чи можна визначити того, хто видав кошти, отримувача, дату й підставу. Вільний коментар на кшталт «видано на точку» не замінює цих полів. Якщо даних бракує, система має показувати це явно.
2. Контрагенти мають сталі ідентифікатори
Одна людина може потрапити в таблицю під кількома написаннями. Самого збігу прізвища також недостатньо для об’єднання: це можуть бути різні люди. Потрібні довідник та перевірка перед злиттям записів.
3. Залишок можна відтворити
Для вибраного періоду має бути видно початковий залишок, надходження, видатки та кінцевий залишок. Відкрийте деталі, з яких складено суму, й перевірте, чи немає дубльованого імпорту або пропущеного переказу.
4. Виправлення залишає слід
Якщо число в минулому просто перезаписали, наступний звіт уже не пояснить, що змінилося. Для важливих операцій потрібні історія змін, причина та відповідальний. Права на виправлення погоджуються окремо від прав перегляду.
5. Є порядок звірки
Визначте, хто й коли порівнює записи з первинними документами та фактичними даними. Автоматична перевірка може знайти пропущене поле чи розбіжність суми. Вона не підтверджує сама по собі, що гроші справді передали.
Почати можна з одного періоду й однієї точки. Випишіть розбіжності, уточніть причини, а вже потім переносіть правила на весь процес. Приклад напряму нашої роботи є в проєкті ROST, а можливості зведення даних описані в послугах AXAL.